La coordination du Programme au niveau régionale sera assurée au niveau du Secrétariat exécutif du CILSS basé à Ouagadougou, par l’Unité Régionale de gestion du Programme(URGP) au sein du Programme Régional d’Appui en sécurité alimentaire, Lutte contre la Désertification et Population et Développement (PRA/SA-LCD-POP-DEV). Au niveau des pays des organes d’exécution sont prévus et ont été traités dans les rapports de préparation des composantes pays. L’URGP assurera :
• La coordination des activités régionales, mais aussi le Suivi-évaluation des résultats et impacts du Programme. Cette unité réalisera également les synthèses régionales des Plans de travail annuels TA nationaux du Programme et assurera la cohésion et la cohérence entre les composantes pays et le Programme ;
• La réalisation des rapports synthèses techniques et financiers du Programme

Cette coordination régionale couvre à la fois les actions de la composante régionale confiée au CILSS, mais aussi le suivi de la mise en œuvre globale des activés du projet dans les pays. L’Unité régionale de gestion a en charge la gestion quotidienne du programme sous la supervision du Coordonnateur du PRA/SA-LLCD-POP-DEV. Elle bénéficierait de l’appui technique des experts des trois sites du CILSS. Les activités de coordination du Programme au niveau régional concernent :
• L’exécution technique des activités régionales d’appuis aux pays et leur suivi évaluation
• la mise en œuvre d’un plan de communication autour du P2RS ;
• la gestion financière et administrative ;
• la recherche et la création de synergie entre le P2RS et les autres initiatives de résilience en cours dans la sous-région, notamment avec l’Alliance globale AGIR –SAHEL ;
• la participation et la contribution aux rencontres et concertations décisionnelles sur la résilience aux niveaux régional, continental et international (PREGEC, RPCA, AGIR).
Au niveau de chaque site du CILSS, en fonction des activités à mettre en œuvre, le personnel requis a été identifié et constituera l’Equipe de mise en œuvre du programme dans le site. Les équipes des trois sites travailleront ensemble pour la mise en œuvre globale de la composante régionale. Par ailleurs, au niveau des sites, un expert est responsabilisé en qualité de point focal pour la supervision globale des activités dans le site ;

La gestion financière et de l’acquisition des biens et services du Programme se feront conformément aux procédures administratives comptables et financières en vigueur au CILSS et à la BAD. La comptabilité du Programme sera tenue dans des livres séparés où toutes les opérations financées par le Programme devront apparaître clairement. Un compte spécial sera ouvert par le Secrétaire exécutif du CILSS au nom du Programme. Un cabinet d’audit externe financé par la BAD vérifiera chaque année la comptabilité du Programme et celle des Composantes pays et comptes bancaires correspondants.

Le Système de suivi-évaluation du P2RS est complétement intégré dans le dispositif de suivi-évaluation global du CILSS pour permettre à l’institution de capitaliser toutes les données provenant des 7 pays de ligne de front concernés par le Programme. Le CILSS s’est engagé dans l’approche programme d’où la nécessité de mettre en place un système de suivi-évaluation unifié pour suivre la mise en œuvre de l’ensemble des Projets et Programmes de l’Institution.

Les activités de suivi et d’évaluation se rapporteront aux trois niveaux d’intervention décrits aux chapitres précédents (local, national et régional). À chaque niveau correspondront des activités de suivi concernant les actions réalisées à ce même niveau, et des activités d’évaluation concernant le niveau inférieur. Il est souhaitable que des activités d’auto-évaluation soient également menées à l’échelon local.

L’UAM/SEPVSG (en relation avec les USE du CRA et de l’INSAH) assurera le suivi des activités réalisées et vérifiera qu’elles correspondent aux plans de travail et opérationnels tels que définis périodiquement. Les outils de suivi seront, en plus des données et des renseignements recueillis pendant la gestion des activités, la rédaction de rapports semestriels qui seront présentés au CILSS et à la BAD. À ces rapports périodiques s’ajouteront, le cas échéant, des rapports ponctuels rédigés suite à des exigences spécifiques

Des activités d’évaluation en cours et en conclusion des actions réalisées au niveau national seront menées. L’évaluation des actions réalisées au niveau régional se fera de manière externe par la BAD. En vue d’avoir un système de suivi-évaluation performant, il sera procédé à l’harmonisation des outils de collectes des données, des indicateurs/unités de mesure ainsi que des canevas de rapportage et des outils de capitalisation et de diffusion des meilleures expériences de résilience des différents pays. Des appuis techniques aux systèmes de suivi-évaluation des différents pays seront assurés par l’équipe régionale, qui a également pour rôle de coordonner le suivi des effets et impacts du Programme. En plus du suivi et évaluation internes, des missions de supervisions externes ainsi qu’une revue à mi-parcours et une évaluation finale du P2RS seront conduite par la BAD et les différentes parties prenantes. Ces missions viendront compléter le dispositif interne existant.

Pour les activités de suivi et d’évaluation, les documents de référence seront au départ le document de Programme approuvé par la BAD, le Plan de travail 2015-2019 du CILSS et le manuel de suivi-évaluation du CILSS. Viendront s’y ajouter les documents issus de la phase de réalisation, en particulier des activités de gestion aux différents niveaux; ces derniers pouvant être, à titre indicatif: a) les plans de travail périodiques et les plans opérationnels, b) les rapports d’avancement semestriels, c) les rapports des experts-conseil envoyés en mission courte durée.

Dans le système CILSS, on distingue deux catégories de rapports : le rapport d’activités et le rapport de résultats :
• Le rapport d’activité a une périodicité semestrielle et vise à donner des informations sur les activités exécutées et les extrants réalisés pendant la période ;
• Le rapport de résultats a quant à lui une périodicité annuelle et vise à donner des informations sur l’atteinte des résultats et objectifs du plan d’opérations et les progrès vers les résultats et objectifs du programme pluriannuel quinquennal.
Le rapportage du projet devra répondre aux exigences et pratiques de la BAD d’une part, et satisfaire aux besoins de rapportage du CILSS d’autre part. Dans la mesure du possible, les formats des rapports et leur rythme de production seront harmonisés afin d’éviter des doublons et un surcroît de travail.